Descubra como o Trello pode organizar seus projetos

A princípio, o Trello pode ser usado para gerenciar projetos e fluxo de trabalho ou para monitorar tarefas. Sendo muito mais completo que uma agenda, é extremamente útil para o ambiente de trabalho de equipe e também para a vida pessoal. 

Nesse sentido, pode ser acessado através do site ou pelo aplicativo, disponível para dispositivos Android e iOS. A ferramenta envolve vários recursos visuais que auxiliam tanto o planejamento quanto a organização. A seguir, confira mais detalhes sobre o Trello e saiba como ele pode te ajudar no dia a dia.

Trello: o que é e como funciona?

Fonte: Site oficial do Trello

Apesar de ter ganhado mais popularidade nesses últimos anos, o Trello foi lançado em 2011. A ferramenta visual é amplamente utilizada para o planejamento, organização e acompanhamento de projetos, tarefas, fluxos de trabalho, entre outros. Por ser extremamente versátil, pode ser utilizada tanto por grandes equipes quanto para fins pessoais. 

O funcionamento do Trello envolve quadros (boards) onde são incluídas listas de tarefas que devem ser seguidas por uma ou mais pessoas. Cada uma das listas possui cartões (cards) com informações, prazos e objetivos específicos. 

Todos os quadros podem ser compartilhados com outros usuários do Trello. Além disso, cada cartão pode estar relacionado a um ou mais usuários. Na prática, quando se atrela alguém a um cartão, significa que essa pessoa está responsável pela tarefa representada pelo cartão. Assim, todos os participantes do quadro ficam sabendo em que tarefa cada usuário está trabalhando. 

No mais, outra funcionalidade do Trello é poder utilizar etiquetas coloridas para categorizar tarefas ou usuários. As etiquetas podem ser manipuladas por filtros, facilitando a visualização dos quadros e otimiza o uso da ferramenta. 

Como usar o Trello?

Fonte: Site oficial do Trello

Uma curiosidade é que os quadros do Trello são baseados no método Kaban. Criado pela Toyota em meados de 1940, a princípio, o método Kanban se popularizou como uma metodologia rápida e eficiente de desenvolvimento de softwares. Mas a boa notícia é que ele pode ser aplicado em diversas áreas, fábricas e projetos. 

Basicamente, os quadros do Trello seguem um determinado fluxo de trabalho, baseados em etapas, como, por exemplo: 

1. Backlog
2. A fazer
3. Em andamento
4. Concluído

Desse modo, cada card deve transitar por essas etapas até que a tarefa descrita nele seja finalizada. Esse método de organização visual torna os trabalhos, sejam de um único indivíduo ou de toda uma equipe, mais organizados. 

Vale destacar que as etapas também podem ser personalizadas conforme o projeto ou tipo de serviço. Só para exemplificar, no cotidiano de um site de matérias, as etapas do Trello podem ser:

1. Títulos de matérias
2. Em produção
3. Em revisão
4. Publicado

Então cabe a cada empresa ou equipe organizar os quadros do Trello para melhor atender as suas demandas e necessidades. Justamente por conta dessas possibilidades de personalização que a ferramenta é considerada tão versátil.

Organizando projetos no Trello

Se você quer saber como organizar seus projetos e tarefas nessa plataforma, não perca o passo a passo que desenvolvemos para te ajudar.

Passo 1

Antes de mais nada, você deve fazer login no Trello. Caso não tenha cadastro na plataforma, você pode facilmente criar uma conta informando um e-mail ou senha. Outra forma de criar um cadastro é entrando com a sua conta Google.

 

Fonte: Site oficial do Trello

Passo 2

Na sequência, você poderá criar um novo quadro. Para isso, é possível criar um modelo próprio ou utilizar modelos que estão disponíveis no Trello. Nesse caso, usamos como exemplo uma pessoa que está organizando uma viagem.

 

Fonte: Site oficial do Trello

Passo 3

Após criar o quadro para o seu projeto ou tarefa, você já pode inserir os cartões que vão designar alguma função. No caso do exemplo, os cartões se referem a tarefas relacionadas com a viagem. A ideia é que ao concluir as ações, você vá deslizando os cartões para a etapa seguinte. 

Fonte: Site oficial do Trello

Principais funções do Trello

Além do sistema de quadros, cartões e etiquetas, o Trello oferece muitas outras funcionalidades. Todas elas são muito úteis para otimizar a organização e o planejamento de trabalhos, projetos, tarefas, etc.

Notificações, datas e lembretes

No Trello, é possível definir uma data específica para começar e entregar uma determinada ação. Ter uma noção de tempo é indispensável para a organização do trabalho em equipe. 

Além disso, é possível programar um lembrete com notificação para te lembrar do prazo de entrega de certas tarefas. Assim, toda a equipe se mantém informada sobre os prazos de cada participante do quadro. 

Power-Ups

Os Power-Ups ou Superpoderes, em tradução para o português, são funções diversas que podem ser utilizadas no Trello. Em outras palavras, é como se você pudesse unir vários aplicativos e usá-los no Trello. Algumas possibilidades são:

• Montar um calendário com todas as tarefas, datas de início e datas de entregas;
• Visualizar, exibir e anexar arquivos no Google Drive
• Começar votações tempo real

A variedade de Power-Ups é muito grande, porém vale salientar que nem todas as funcionalidades são gratuitas. Então atente-se também a esse detalhe.

Membros

Como você já sabe, o Trello é uma ferramenta para ser usada tanto individualmente quanto em equipe. Quando os membros são convidados para participar de um quadro, também é possível atribuir tarefas específicas para cada um deles. 

 Dessa forma, quando uma pessoa em específico recebe a atribuição de um cartão, ela também recebe notificações de todas as alterações feitas nele. Em suma, é uma ótima funcionalidade para manter os usuários responsáveis por determinada tarefa informadas sobre o seu andamento.

Conclusão

O Trello é uma ferramenta visual perfeita para quem gosta de organização e planejamento. Além disso, o seu funcionamento é baseado no método Kaban que incentiva a realização de tarefas em detrimento de uma recompensa, que no caso é a de transferir tarefas através de etapas até a sua conclusão.

No artigo de hoje, você pôde conhecer mais sobre o Trello, seu funcionamento e suas funcionalidades. Em suma, pode ser usado para diferentes objetivos, tendo diversas aplicabilidades.  

Apesar de estar muito presente em empresas, é uma ótima opção para quem gosta de ter uma vida mais organizada. Então, o que você está esperando para ter uma rotina, seja de trabalho ou pessoal, mais organizada?