O que é o Asana?

O Asana é um software desenhado para facilitar a colaboração e tornar as tarefas organizacionais mais claras e simples. Com um início modesto mas promissor, o Asana cresceu rapidamente adquirindo milhares de usuários em todo o mundo.

A plataforma evoluiu ao longo dos anos com novos recursos e funcionalidades sendo constantemente adicionados. Hoje, é um dos principais softwares de gestão de projetos utilizados por empresas grandes e pequenas.

Dois aspectos notáveis do Asana são sua constante inovação tecnológica e seu compromisso com a criação de uma cultura empresarial positiva. O Asana tem como missão ajudar as equipes a trabalhar juntas sem esforço, permitindo que se concentrem no que realmente importa.

O que é o Asana?

O Asana é muito mais do que apenas um software, trata-se da solução para os desafios diários enfrentados por equipes ao tentarem gerenciar suas tarefas e projetos. É uma poderosa plataforma online destinada à coordenação eficaz do trabalho em equipe.

Com o Asana, as equipes podem criar, delegar e acompanhar o progresso das tarefas de forma fácil e transparente. Cada membro da equipe pode visualizar de maneira clara suas responsabilidades, bem como observar a evolução do projeto como um todo.

Essa visibilidade ajuda a aumentar a eficiência e a promover maior responsabilidade entre os membros da equipe. 

O Asana elimina a necessidade de troca constante de emails ou actualizações de status. Ao invés disso, todas as informações estão centralizadas em um só lugar, facilitando o acesso e tornando os processos mais ágeis.

Em resumo, com o Asana você tem um panorama claro do seu trabalho coletivo e individual em uma única plataforma.

Entendendo o Asana

Como funciona o Asana?

No cerne do Asana, temos a funcionalidade de gestão de tarefas. Cada tarefa pode ser atribuída a um indivíduo ou uma equipe, com uma data de entrega definida e pode ser categorizada dentro de um projeto específico.

Cada tarefa tem a sua própria caixa de texto, onde os membros da equipa podem deixar comentários, fazer perguntas ou simplesmente marcar o progresso da tarefa.

Pode-se visualizar todas as tarefas e projectos na forma de listas, quadros, calendários e até mesmo em gráficos estilo Gantt no recurso Timeline. Estes diferentes pontos de vista tornam mais fácil para os membros da equipe entenderem exatamente quais são suas responsabilidades e quando elas devem ser concluídas.

O Asana também possui integração com outras ferramentas populares como Slack, Google Drive e Dropbox para facilitar o compartilhamento de arquivos e comunicação entre equipes. Com todos esses recursos juntos, a plataforma ajuda as equipes a planejar, organizar e executar trabalho em um único lugar.

Benefícios do uso do Asana

O primeiro benefício é bastante óbvio, ele ajuda as equipes a ficarem organizadas. Com um hub centralizado para todos os projetos e tarefas da equipe, é muito mais fácil manter-se atualizado sobre quem está fazendo o quê e quando. Isso resulta em menos confusão e mais produtividade.

Não importa se você está gerindo uma pequena equipa local ou uma grande equipa distribuída globalmente, o Asana pode ser personalizado para atender às suas necessidades específicas.

Desde a personalização das visualizações de tarefas até a criação de fluxos de trabalho personalizados, as opções são quase infinitas. 

O Asana também ajuda a melhorar a comunicação da equipe. Como cada tarefa tem seu próprio espaço para comentários e perguntas, os membros da equipe podem facilmente discutir detalhes do projeto sem ter que alternar entre diferentes aplicativos ou threads de email. Isso economiza tempo e evita mal-entendidos que podem surgir quando as informações estão espalhadas por diferentes plataformas.

Recursos do Asana

Gerenciamento de projetos no Asana

O Asana brilha extraordinariamente quando se trata de gerenciamento de projetos. Esta plataforma permite que você organize projetos em quadros, semelhante ao famoso Trello, mas com muito mais profundidade e flexibilidade.

Cada quadro é constituído por várias colunas que representam diferentes estágios de um projeto, e as tarefas são movidas de uma coluna para outra à medida que progredem. Os detalhes da tarefa são outro aspecto onde o Asana realmente se destaca.

Cada tarefa pode ter responsáveis designados, datas de vencimento, sub-tarefas associadas e um feed de atividades que rastreia todas as alterações feitas na tarefa. 

A visibilidade do projeto também é aprimorada graças a recursos como cronogramas e portfólios. O cronograma permite visualizar todo o progresso do projeto em um gráfico Gantt interativo, enquanto os portfólios fornecem uma visão geral do status dos seus diversos projetos em andamento ao mesmo tempo.

Ferramentas de colaboração no Asana

O Asana oferece uma gama impressionante de ferramentas destinadas a facilitar a colaboração e a comunicação dentro das equipes.

Para começar, cada tarefa permite comentários, permitindo discussões relevantes e contextualizadas. O Asana possui uma funcionalidade de menções "@", semelhante à usada em plataformas de mídia social.

Isso possibilita mencionar facilmente membros específicos da equipe em tarefas ou comentários, garantindo que as informações certas cheguem às pessoas certas no momento certo. O Asana também incorporou recentemente um recurso de videoconferência em seu conjunto de ferramentas.

Agora você pode iniciar uma videochamada diretamente de uma tarefa específica, tornando as reuniões mais produtivas e eficientes ao eliminar o tempo gasto na busca por detalhes ou na mudança entre aplicativos.

Utilizando o Asana: Dois Passos Iniciais

1. Configurando sua conta no Asana

Para começar a explorar todo o potencial do Asana, primeiro você precisa configurar sua conta. O processo é simples e não requer conhecimentos técnicos.

Ao acessar o site oficial do Asana, você encontrará um botão para criar uma conta gratuita. Uma vez clicado, será solicitado que você insira algumas informações básicas, como nome e endereço de e-mail.

 

Após preencher esses dados, um link de confirmação será enviado para seu endereço de e-mail cadastrado. Ao clicar nele, você será redirecionado para o painel do Asana.

Agora é só definir uma senha segura para sua conta e está tudo pronto! Você já pode começar a aproveitar os recursos dessa incrível ferramenta.

Caso prefira, também é possível se registrar no Asana usando sua conta do Google. 

2. Criando e gerenciando tarefas no Asana

Com sua conta já configurada na plataforma, agora é hora de explorarmos juntos como criar e gerenciar tarefas no Asana. A criação de tarefas é uma função fundamental nesta ferramenta de gestão projetos.

Para criar uma nova tarefa basta clicar no botão "+", localizado no canto superior direito da interface do usuário. Na janela que se abre, insira um título para essa nova tarefa.

Ainda nesta janela, há opções para atribuir a tarefa à alguém (ou deixá-la sem nenhum responsável), definir uma data de entrega e adicionar uma descrição detalhada. O gerenciamento de tarefas no Asana é igualmente simples.

 

Você pode alterar o status das tarefas, movê-las entre colunas ou listas (dependendo do layout que você escolheu para o seu projeto), adicionar ou remover responsáveis, entre outras opções. Para fazer isso basta clicar na tarefa em questão e a janela de edição aparecerá.

Dicas e truques para dominar o Asana

Atalhos úteis do teclado para o Asana

Dominar os atalhos de teclado pode ser uma maneira eficaz de poupar tempo e aumentar a sua produtividade no Asana. Por exemplo, pressionando “Tab + Q” você pode rapidamente criar uma nova tarefa. Outro atalho útil é "Tab + M", que permite atribuir a tarefa selecionada a si mesmo.

Se você quiser entrar em detalhes sobre uma tarefa específica sem perder o contexto da sua lista atual, pode pressionar "Enter".

Estes são apenas alguns exemplos, existe uma miríade de outros atalhos que podem transformar sua experiência com o Asana.

Apesar dos atalhos parecerem pequenos detalhes insignificantes no início, ao longo do tempo eles podem ter um grande impacto na eficiência do seu fluxo de trabalho.

Personalizando seu espaço de trabalho no Asana

 

O espaço de trabalho do Asana é altamente personalizável, permitindo-lhe adaptá-lo às suas necessidades. Por exemplo, você pode escolher entre uma infinidade de opções de visualização diferentes para suas tarefas e projetos. Se você é uma pessoa mais visual, pode preferir o layout de "Quadro", que organiza as tarefas em colunas que representam diferentes etapas do seu projeto.

Por outro lado, se você prefere uma visão mais estruturada e detalhada, pode optar pelo layout de "Lista". O Asana permite que você personalize as cores e os ícones das suas tarefas e projetos para ajudá-lo a distinguir rapidamente entre eles.

Você também tem a capacidade de adicionar campos personalizados às suas tarefas para rastrear informações específicas que são importantes para a sua equipe. No entanto, não se limite apenas à aparência do seu espaço de trabalho.

O Asana oferece várias ferramentas poderosas para ajudá-lo a organizar as coisas da maneira que faz mais sentido para você. Por exemplo, com as seções e colunas do Asana, você pode dividir seus projetos em partes gerenciáveis ou fases distintas.

Exemplos de empresas que utilizam o Asana

Um grande número de empresas em todo o mundo adotou o Asana para melhorar a eficiência e produtividade. A gigante da tecnologia, Google, é um exemplo que utiliza o Asana para gerenciar suas equipes e projetos diversificados. Destaca-se pela capacidade de rastrear progresso, delegar tarefas e estabelecer metas claras.

A Uber também é uma empresa que investiu no Asana para gerenciar suas operações. A Uber usa a plataforma para coordenar equipes multifuncionais e integrá-las perfeitamente em um único sistema, facilitando a colaboração em tempo real entre diferentes departamentos.

Outro exemplo é a Deloitte, uma das maiores empresas de consultoria do mundo. A Deloitte implementou o Asana em sua estratégia empresarial para gerir eficientemente os seus inúmeros projetos simultâneos, garantindo assim que todas as tarefas sejam concluídas.

No setor educacional, professores podem usar o Asana para acompanhar o progresso dos alunos nos trabalhos escolares ou universitários.

No setor da saúde, hospitais e clínicas podem usar o Asana como ferramenta administrativa para gerenciar agendamentos de pacientes, atribuir tarefas aos médicos e enfermeiros e acompanhar o progresso dos tratamentos.

Para empresas de software, o Asana permite que os programadores rastreiem bugs, atualizações de aplicativos e novos recursos a serem implementados.

O poder do Asana reside na sua adaptabilidade: seja qual for o setor ou a natureza do trabalho, esta ferramenta pode se moldar às necessidades específicas de cada organização.

Por que escolher o Asana?

A capacidade de visualizar todo o trabalho em um só lugar permite que as equipes se mantenham alinhadas e otimizem seus esforços para atingir os objetivos mais rapidamente.

Vale ressaltar a versatilidade do Asana, já que ele pode ser adaptado ao fluxo de trabalho específico da sua equipe. Isto é, você tem a liberdade de configurar a ferramenta da maneira mais conveniente para sua operação, um recurso ausente em muitas outras plataformas semelhantes. 

Outra característica única do Asana é sua ampla gama de integrações. Ele pode ser facilmente conectado com outras ferramentas populares como Slack, Google Drive e Microsoft Teams, proporcionando um ambiente de trabalho verdadeiramente integrado.

Esta funcionalidade se traduz em eficiência superior, uma vez que os usuários podem acessar várias ferramentas a partir da mesma plataforma.

Isso permite aos gestores terem uma visão clara do desempenho da equipe e os ajuda a tomar decisões informadas.